Éxit(o): Acerca del desafío de salvaguardar el conocimiento de un empleado que se retira – El caso de Gladys Rodríguez

Gladys Rodríguez se va del CIAT después de 35 años. Llegó  en enero de 1977 como temporal, pero dos meses después, en marzo de ese año, se  presentó una oportunidad y se vinculó al Centro en forma definitiva. Siempre ha estado en la sección de documentación, biblioteca, comunicaciones, realizando la edición de producción (revisión y corrección de estilo) de publicaciones. La conocemos como una apasionada por su trabajo, adaptándose a los cambios y desafíos que trajeron consigo las innovaciones tecnológicas.

Desde el punto de vista de gestión del conocimiento, Gladys es un ejemplo de los retos que representa mantener en la institución un conocimiento acumulado en tantos años. ¿Cómo transmitir el ´ojo de águila´ que tiene Gladys para corregir un producto diagramado, detectando cada irregularidad e inconsistencia en textos, puntos, comas, tabulados y gráficas de textos científicos complejos? ¿Cómo no perder este conocimiento tácito invaluable acumulado en tantos años? Nathan Russell, su jefe durante muchos años, precisa que estos conocimientos solamente se adquieren con la práctica; de ahí el desafío de compartirlos.

Desde hace 6 meses, Gladys ha estado entrenando a Claudia Marcela Calderón, joven comunicadora decidida a enfrentar este reto, que para su equipo consiste en darles la misma tranquilidad de que cualquier error editorial final “de todas maneras ella lo detectará”. El hecho de tener un tiempo de transición largo ya es una gran ventaja que en muchos casos no se da. Permite realizar un verdadero proceso de sucesión.

Para Catalina Montoya de Recursos Humanos, el reto para CIAT es grande, ya que 30% del personal se estará jubilando en los próximos 3 a 5 años. “Mucha gente CIAT se va después de 30 a 40 años de servicio con una gratitud enorme hacia el Centro. Esperamos que los nuevos empleados logren contagiarse de ese afecto”. Pero también resalta que para una organización es muy positivo renovarse y que no debemos tener miedo al cambio, sino expectativas hacia las nuevas ideas y  conocimientos que traen nuevas generaciones.

Gladys Rodríguez is leaving CIAT after 35 years. She arrived in January 1977 as a temp worker, but two months later, in March, there appeared an opportunity for her to remain at the Center indefinitely. She has always been in the communications, library and documentation section, doing production edition (revision and style edit) of publications. We know her as a person passionate for her work, someone who adapted bravely to the changes and challenges that came along with technological innovations.

From the knowledge sharing point of view, Gladys is an example of the challenges of keeping so much knowledge, accumulated through many years, in an institution such as CIAT.  How to transmit Gladys’ ‘eagle’s eye’  for correcting an almost finished product, her ability to detect any irregularity and inconsistency in the text: periods, commas, tables, graphics- all in complex scientific writings?  How to preserve this tacit invaluable knowledge, accumulated through such a long time? Nathan Russell, her long- time supervisor, affirms that this knowledge can only be acquired through practice- and thus the challenge to share them.

For the past 6 months, Gladys has been training Claudia Marcela Calderón, a young communicator who has decided to face this challenge. For her team, she will have to provide that safety of knowing that editorial mistakes will eventually be caught out: “no worries, if it is there, she’ll spot it”.  Six months is a long transition time, which rarely happens, and which allows for a truer knowledge transference process.

For Catalina Montoya, of the Human Resources department, this kind of challenge for CIAT is significant, especially considering that in the next 3 to 5 years 30% of CIAT personnel will reach retirement. “Many CIAT people leave after 30 to 40 years of service full of gratitude towards the role of the Center in their lives. We hope that this affection is transmitted to new employees”.  But she also highlights that for an organization like ours it is very positive to renovate and that we must not be afraid of change, but be expectant of the fresh ideas and knowledge that newer generations bring with them.

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